메일을 송수신하려면 클라이언트 측의 메일 프로그램과 서버 측의 메일 서버 프로그램 간에 통신을 해야 된다. 메일을 보내는 데 사용되는 프로토콜은 SMTP고, 메일을 받는 데 사용되는 프로토콜은 POP3이다. SMTP는 포트 번호 25번을 사용하고 POP3는 110번을 사용한다. SMTP는 서버 간의 메일 전송에도 이용된다.
① SMTP를 사용하여 컴퓨터 1에서 메일 서버 1로 메일을 보낸다.
② SMTP를 사용하여 메일 서버 1에서 메일 서버 2로 메일을 보낸다.
③ POP3를 사용하여 메일 서버 2에서 컴퓨터 2로 메일 데이터를 보낸다.
메일 서버1에서 메일 서버2로 메일을 전송할 때도 위와 동일한 과정대로 처리된다.
① 세션을 시작한다.
② 컴퓨터 2에서 받는 사람의 이름을 통지하고 메일 서버 2에 ‘OK’라는 확인 응답을 반환한다.
③ 컴퓨터 2에서 수신자의 비밀번호를 통지하고 메일 서버 2에 ‘비밀번호 확인’이라는 확인 응답을 반환한다.
④ 컴퓨터 2에서 자신의 메일이 있는지 확인하고 메일 서버 2는 ‘있음’이라는 확인 응답을 반환한다.
⑤ 컴퓨터 2에서 메일 박스에 보관된 이메일을 전송받는다.